Rendez vos nouveaux employés opérationnels plus rapidement avec Dropbox Paper
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27 février 2017 — 6 min de lecture

Rendez vos nouveaux employés opérationnels plus rapidement avec Dropbox Paper

La formation des nouvelles recrues est indispensable au bon fonctionnement d'une entreprise, mais il s'agit souvent d'un long processus. Découvrez comment Dropbox Paper peut vous aider à accélérer les choses.

Accompagner les nouveaux employés sur la voie de la réussite est essentiel, mais c'est un processus qui peut prendre du temps. Ils doivent disposer du matériel adéquat, comprendre comment sont organisées les différentes équipes et se familiariser avec les outils de l'entreprise. Et même si toutes ces conditions sont réunies, les nouveaux employés passent souvent plusieurs heures à effectuer des tâches simples, comme trouver le bon fichier, retrouver la signification d'un acronyme ou identifier le bon interlocuteur.

Fort heureusement, Dropbox Paper accélère et simplifie ce processus. Voici quatre façons d'utiliser Paper pour que les nouvelles recrues puissent se mettre au travail plus rapidement.

Toutes les données d'entreprise regroupées au même endroit

De nombreuses informations se retrouvent éparpillées dans des e-mails et des historiques de discussion instantanée, tandis que d'autres sont perdues dans les méandres des archives des entreprises. Grâce à Paper, toutes les informations sont accessibles et interconnectées, sans oublier que vous pouvez y effectuer des recherches très facilement. Les responsables d’équipe peuvent créer un document dédié à l'intégration des nouvelles recrues, puis ajouter un lien vers d'autres documents Paper de l'entreprise. L'un des documents peut être un organigramme, un autre peut contenir le glossaire des termes utilisés dans l'entreprise, tandis qu'un troisième peut dresser la liste des objectifs trimestriels. Ces trois fichiers peuvent ensuite être liés et identifier les principales parties prenantes grâce aux @mentions. En rassemblant les informations et les personnes au même endroit, ces documents peuvent aussi servir aux salariés ayant plus d'ancienneté.

Par ailleurs, un nouvel employé peut utiliser Paper comme moteur de recherche. Supposons que le nom de la prochaine campagne marketing revienne souvent dans les conversations, mais qu'il ne sache pas de quoi il s'agit. Grâce à Paper, il peut rechercher le nom de la campagne et explorer tous les documents associés (tant qu'ils ont été partagés avec l’ensemble des salariés de l'entreprise). Le nouvel employé peut ainsi accéder rapidement à toutes les informations nécessaires, qu’il s’agisse de la planification réalisée en amont, du cahier des charges, de la stratégie de communication ou de la date de lancement.

Dans la boucle, dès le premier jour

Les nouvelles recrues peuvent parfois se sentir isolées lors de leurs premières semaines dans une entreprise. Les collaborateurs ayant plus d'ancienneté, plongés dans leur routine quotidienne, effectueront leurs tâches rapidement, tandis que les nouveaux auront bien du mal à suivre le rythme. De plus, les nouvelles recrues posent souvent une multitude de questions à leurs responsables, ce qui peut être difficile à gérer pour ces derniers.

Paper offre une nouvelle approche en matière d'intégration des équipes. Les nouveaux membres peuvent accéder aux documents dès le premier jour, qu'ils participent à un projet en cours ou qu'ils se contentent de voir naître les idées par le biais de modifications, de mentions @ ou de commentaires. Lorsque les nouveaux collaborateurs ont besoin d'informations supplémentaires, ils peuvent poser des questions en mentionnant des collègues spécifiques, le tout depuis le document Paper en question.

Chaque document Paper est accompagné d'un historique des commentaires et des modifications, des outils bien utiles pour tenir les nouvelles recrues informées. Ces dernières peuvent ainsi consulter les anciennes discussions relatives au document pour être au même niveau que les membres expérimentés de l'équipe.

Un véritable annuaire d'entreprise

Bien souvent, les nouveaux employés doivent retenir le nom de leurs nouveaux collègues, après les avoir croisés brièvement dans les couloirs ou les avoir entendus se présenter rapidement les uns à la suite des autres.

Avec Paper cependant, ils sont en contact avec leurs nouveaux collègues tous les jours. En parcourant les documents Paper et en rejoignant des fils de commentaires, ils sauront rapidement qui est qui et qui fait quoi. Grâce aux photos de profil des collaborateurs, ils peuvent savoir qui consulte un document. Les commentaires indiquent qui alimente la discussion et les noms dans la marge précisent qui a apporté sa contribution.

Les nouveaux employés peuvent également découvrir rapidement les commentaires de leurs collègues et leurs styles de collaboration. À mesure qu'ils observent le fil de commentaires, participent aux brainstormings ou contribuent au document, ils apprennent à collaborer efficacement avec leur équipe très rapidement.

Des listes de tâches pour garder le cap

Les responsables donnent souvent une liste de tâches aux nouveaux employés : étudiez ce produit, faites des recherches sur ce marché, rencontrez cette personne, etc. Malheureusement, des listes comme celles-ci ne figurent bien souvent que dans un e-mail de bienvenue ou dans une conversation ponctuelle.

Utilisez Paper pour développer une approche plus simple et plus efficace. Il est très facile d'établir des listes de tâches avec Paper : ajoutez une case à cocher, puis indiquez la tâche à réaliser. Le nouvel employé ou son responsable pourra ensuite cocher chaque élément, directement dans le document, une fois la tâche effectuée.

Vous pouvez attribuer une tâche à une personne spécifique et sélectionner une date d'échéance pour vous assurer de son exécution dans les délais impartis. Les personnes concernées recevront un rappel 24 heures avant l'échéance. Avec un document mis à jour en temps réel, les managers peuvent assurer le suivi des tâches, tandis que les nouvelles recrues peuvent indiquer leur progression sans avoir à rédiger un e-mail récapitulatif ou planifier une réunion supplémentaire.

Véritable banque de données d'entreprise, Paper permet à tous les collaborateurs de trouver les informations dont ils ont besoin, d'y ajouter leurs propres contributions et de consulter l'avancement d'un projet. Partagez Paper avec les derniers arrivés pour qu'ils puissent obtenir toutes les informations nécessaires sans se sentir dépassés.

Testez Paper avec votre équipe dès aujourd'hui.

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