Cinq façons pour les équipes marketing d’améliorer leur productivité

Qu’y a-t-il de pire que d’être assis à son bureau dix heures par jour ? L’impression d’avoir consacré la moitié de sa journée à réaliser des tâches inutiles. Selon une étude menée par le fournisseur de services bancaires Think Money, un tiers des employés perdent jusqu’à trois heures de travail par jour, et seulement la moitié des employés passent six heures ou plus à effectuer des tâches productives au bureau. De plus, selon une étude du McKinsey Global Institute, lorsque nous travaillons, nous passons autant de temps à consulter nos e-mails ou à essayer de retrouver un fichier qu’à réaliser des tâches vraiment importantes.

Afin de venir en aide aux professionnels du marketing qui subissent une pression permanente pour respecter les délais, et en particulier celles et ceux qui sont en charge de la coordination de projets, d’événements et de campagnes, nous avons compilé cinq conseils qui vous permettront de rester concentré sur vos projets et les faire avancer.

1. Supprimer l’addiction aux e-mails
Les e-mails peuvent avoir un effet très néfaste sur la productivité. Cette année, les employés enverront ou recevront en moyenne 124 messages par jour, selon l’entreprise de recherche technologique The Radicati Group. En outre, malgré l’émergence d’outils de communication professionnels alternatifs, l’augmentation du volume des e-mails devrait se poursuivre et atteindre un taux annuel moyen de 4,4 %.

Limitez l’envoi d’e-mails en interne, et en particulier ces insupportables fils de discussion sans fin de type “Répondre à tous”, et préférez un service de collaboration pour les équipes, comme Slack ou Chatter. Ces outils permettent aux collaborateurs de répondre rapidement aux messages sans que la discussion dérive sur un autre sujet comme c’est souvent le cas avec les e-mails. De la même manière, au lieu d’avoir recours à des e-mails groupés pour recueillir l’avis de vos collègues du marketing, utilisez la fonctionnalité de commentaires de Dropbox, par exemple, pour permettre à chacun de connaître tout de suite l’avis des autres et éviter les doublons.

2. Limiter les réunions
Selon l’étude Think Money, une personne sur cinq déclare perdre du temps au travail en assistant à des “réunions inutiles” (les quatre autres étaient probablement en réunion).

Il est important de se retrouver autour d’une table, mais les réunions superflues doivent être supprimées. Les managers ont tendance à réunir leurs équipes le matin pour savoir où tout le monde en est, mais il s’agit de 15 à 20 minutes de moins pendant l’un des moments les plus productifs de la journée. Organisez plutôt une mise au point matinale via un outil de collaboration d’équipe qui ne prendrait que quelques minutes à chacun.

De la même façon, demandez-vous quelles sont les personnes qui ont réellement besoin d’assister aux réunions. La responsable des médias sociaux est-elle vraiment obligée d’assister à une réunion d’une heure sur le budget alloué à une campagne marketing internationale ? Ne pourrait-elle pas se contenter de lire le compte-rendu de la réunion, qui sera mis à la disposition de toute l’équipe dans un dossier partagé ?

3. Réduire les trajets domicile-travail
Nombre d’entre nous doivent parcourir de longues distances pour aller travailler. En 2015, environ 1 actif européen sur 14 devait se rendre dans une autre région pour aller travailler, et un peu moins de 1 % devaient se rendre dans un pays étranger.

En raison de l’augmentation de la durée moyenne des trajets domicile-travail, le bien-être et l’équilibre vie privée/vie professionnelle des employés sont mis à rude épreuve. Les responsables marketing doivent se demander si tous les membres de l’équipe doivent obligatoirement être présents au bureau cinq jours par semaine. Ne serait-il pas plus judicieux qu’ils travaillent de chez eux une partie de la semaine ?

Les professionnels du marketing ont désormais la possibilité d’accéder à leurs fichiers depuis leurs ordinateurs personnels et professionnels, simplement et de façon sécurisée. Ils n’ont donc plus l’obligation d’être physiquement présents au bureau. Et grâce aux indicateurs de présence disponibles dans les logiciels de collaboration, les responsables peuvent savoir si un employé est à son poste aussi simplement qu’en passant la tête par la porte de son bureau.

4. Éviter les interruptions
Les distractions incessantes auxquelles les employés sont soumis au bureau font sans doute partie des plus grands inconvénients du quotidien en entreprise : votre responsable vous interpelle, le téléphone sonne ou un collègue embaume l’open space de son plat réchauffé au micro-ondes.

Chacun a un rôle à jouer pour remédier à cela. Est-il réellement indispensable de déranger l’assistant marketing pour obtenir une réponse à un e-mail envoyé il y a cinq minutes ? Pourquoi ne pas imaginer un système qui s’appliquerait à la fois aux employés présents au bureau et à ceux qui travaillent de chez eux pour leur laisser le temps de se concentrer sur une tâche ? Comme nous le disions précédemment, la plupart des outils de collaboration pour les équipes proposent un système d’indicateurs de présence indiquant si une personne est disponible ou ne souhaite pas être dérangée. Entendez-vous pour respecter ce système, sauf en cas d’urgence avérée.

5. Faire des pauses régulières
Ce point peut sembler contradictoire avec le précédent, mais en réalité il ne l’est pas. Loin d’être un frein, les pauses régulières et planifiées permettent de rester productif. Dans un article de blog publié récemment, David Allen, gourou de la productivité et auteur du best-seller S’organiser pour réussir, explique que, même sans prendre de pause de façon officielle, “nous devons être prêts à accepter et à tirer parti de ces moments de flottement et d’absence de dynamisme qui s’imposent à nous”, pour accomplir des tâches moins urgentes et exigeantes intellectuellement pendant les périodes de creux, comme les quelques minutes qui précédent une réunion.

Par conséquent, si la responsable des médias sociaux préfère répondre à ses e-mails au lieu de terminer le rapport que vous lui avez demandé, pas de panique ! La matière grise a elle aussi besoin de repos pour être au meilleur de sa forme.

Pour savoir comment les équipes marketing peuvent utiliser Dropbox plus efficacement, consultez notre billet de blog !